Portfolioanalysen und Monitoring
Gegenstand des Reporting ist es, den Zustand des eigenen und des Wettbewerber-Patentportfolios zu erfassen. Hierbei ist es wichtig, immer so aktuell wie möglich zu sein, um eventuelle Fristen einzuhalten. Dazu gehört es, dass Patentportfolien oder Einzelpatente automatisch auf Änderung des Rechtsstands überwacht und daraus entsprechende Alarme generiert werden. Der Benutzer kann dann zeitgerecht entsprechende Maßnahmen einleiten. Intelligente Reporting-Systeme bieten auch Statistiken und Analysen zu Key-Performance-Indikatoren des Portfolios an, die in Diagrammen visualisiert werden und so einen schnellen Überblick gestatten.
Reports zum IP Benchmarking
Innovationen sind Alleinstellungsmerkmal und Basis des Geschäftserfolges von Unternehmen gegenüber dem Wettbewerb. Relevante Informationen finden sich frühzeitig in den Schutzrechtsveröffentlichungen und bieten vielfältige Hinweise auf Aktivitäten von Wettbewerbern und Anregungen für eignen Handlungsoptionen. Systematische und wiederkehrende IP Benchmark Analysen erhöhen die Entscheidungssicherheit bei laufenden Entwicklungsprojekten und stärken die eigene Positionierung gegenüber dem Wettbewerb.
Territoriales Controlling
Controlling beginnt wo budgetbasierende Entscheidungen gefordert werden, also schon bei der Festlegung des länderspezifischen Schutzumfanges. Jedoch werden die beim Patentschutz tatsächlich anfallenden Kosten erst dann offenkundig wenn der Anmeldeprozess erfolgt ist. So entspricht, oftmals aus Gründen mangelnder Transparenz, unüberschaubaren Kosten und den Zwängen sicher innerhalb bestimmter Investitionsgrenzen zu bewegen, der territoriale Schutzrechtsumfang nicht immer den tatsächlichen Anforderungen. Transparente Systeme in Verbindung mit effizienten Dienstleistungen, dienen dabei als Planungs- und Entscheidungshilfe, und entlasten zudem die Administration signifikant, optimieren die zeitlichen Abläufe und verschaffen den gewünschten Überblick.
Externes Berichtswesen
Reporting an die Investoren von börsennotierten und privaten Unternehmen zum Thema IP gewinnt immer größere Bedeutung. Im Rahmen des Investor Relationship Management sollte immer auch geprüft werden, welche Veränderungen in der IP Situation eines Unternehmens vorliegen, die von hinreichender Bedeutung für eine externe Kommunikation sind. Dabei steht die strategische Entwicklung des eigenen Portfolios und dessen Wertbeitrages zur Unternehmensentwicklung im Mittelpunkt. Angaben zur Reaktion auf IP-Aktivitäten des Wettbewerbs sowie über Lizenzierungen können ggf. ergänzt werden.
Internes Berichtswesen
Softwarebasierte Patentmanagementlösungen unterstützen heute die aktive Nutzung von Patenten im Kontext des operativen Geschäfts, anstatt sie nur passiv zu verwalten.
Neben den Kerninformationen zum Patent selbst (u.a. Anmelder, Erfinder) kommt es darauf an, auch die wichtigen Beziehungen eines Patentes an: Etwa zu Verträgen, Wettbewerbern, Umsätzen, die mithilfe einer patentierten Erfindung erzielt werden oder Akteuren, die vom entsprechenden Produkt profitieren. In Berichten und graphischen Darstellungen (Dashboards) sollten unternehmensindividuelle Auswertungen effizient gestaltet und zur Führung der Patentaktivitäten und Entscheidungen eingesetz werden.
Im Rahmen des Internen Berichtswesens lassen sich Patentaktivitäten des Wettbewerbs überwachen, eigene und fremde Schutzrechte einfach laden, zur Werteinschätzung Patente zu Produkten oder Umsätzen zuordnen, wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturieren und durchführen, unnötige Patente als Kostentreiber identifizieren, Jahresgebühren vorausrechnen, laufende Verträge überblicken, strategische Entscheidungen treffen.
Neuere Entwicklungen von Reporting-Systemen erlauben auch die strukturierte Dokumentation der IP bezogenen Einschätzungen von unternehmensinternen Beteiligten (Technische Entwicklung, Produktmanagement, Patentabteilung, Controlling, GF). Eine Verknüpfung dieser Informationen in einem „corporate networking tool“ mit den IP bezogenen Entscheidungsprozessen ermöglichen deutliche Verbesserungen von Entscheidungsgeschwindigkeit und -qualität.